Privacybeleid
Laatst gewijzigd op 9 april 2025
Wie zijn wij?
Wij zijn Verbella B.V. (hierna: “Verbella”), gevestigd aan de Zutphenseweg 23, 7418 AG Deventer, Nederland. Wij staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97149144.
Wat doen wij?
Verbella biedt een AI-gesprekspartner die zowel via een klassieke draaitelefoon als via een eigen (mobiel) telefoon bereikbaar is.
Vragen?
Voor vragen over dit privacybeleid of onze gegevensverwerking kun je contact met ons opnemen via info@verbella.nl.
1. TOEPASSING
Dit Privacybeleid is van toepassing op onze website www.verbella.nl en alle Diensten die wij leveren (hierna gezamenlijk: “Diensten”). Dit Privacybeleid geldt voor jou als:
Particuliere gebruiker bijvoorbeeld een oudere die Diensten gebruikt of diens begeleider.
Organisatie bijvoorbeeld een instelling die Diensten aanbiedt aan bewoners of cliënten en personen die namens deze organisatie gebruikmaken van onze Diensten.
We kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Bij substantiële wijzigingen maken wij dit kenbaar via onze website en, indien je een geregistreerde gebruiker bent, per e-mail.
2. GEGEVENSVERWERKING
Afhankelijk van hoe je gebruikmaakt van onze Diensten, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:
1. Contact- en accountgegevens
- Naam, e-mailadres, (mobiel) telefoonnummer, adresgegevens
- Grondslag: Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (GDPR art. 6(1)(b)) of op basis van gerechtvaardigd belang (GDPR art. 6(1)(f)) wanneer je bijvoorbeeld contact met ons zoekt.
2. Beller- of gebruikersprofiel (persona)
Gegevens die nodig zijn om een persoonlijk gesprek te kunnen voeren, zoals (optioneel) leeftijd, interesses, notities over eerdere gesprekken, algemene achtergrondinformatie. In sommige gevallen kunnen deze gegevens bijzondere persoonsgegevens bevatten (zoals gezondheid of religieuze overtuigingen), die alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming worden verwerkt.
Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst (GDPR art. 6(1)(b)) en/of toestemming (GDPR art. 6(1)(a)).
3. Gesprekstranscript
Tijdens het telefoongesprek wordt automatisch een transcriptie (tekstuele weergave) van het gesprek vastgelegd, waar direct na afsloop een samenvatting van het gesprek wordt gegenereerd. Deze samenvatting wordt vervolgens gebruikt om het profiel (de persona) van de gebruiker bij te werken. De originele transcriptie wordt daarna verwijderd en niet langdurig opgeslagen.
Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst (GDPR art. 6(1)(b)) en/of toestemming (GDPR art. 6(1)(a)), afhankelijk van jouw instellingen en keuzes.
4. Profilering
Wij maken gebruik van geautomatiseerde verwerkingen, waaronder profilering, om gespreksinformatie te structureren en persoonlijke profielen (persona’s) bij te houden. Dit doen wij om de dienstverlening persoonlijker te maken. Hierbij worden geen besluiten genomen in de zin van artikel 22 AVG (volledig geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare significante impact) zonder menselijke tussenkomst.
Grondslag: Gerechtvaardigd belang (GDPR art. 6(1)(f)) voor het verbeteren en personaliseren van onze dienstverlening. Indien bijzondere persoonsgegevens worden gebruikt, baseren wij ons op jouw expliciete toestemming (GDPR art. 6(1)(a) i.c.m. art. 9(2)(a)).
5. Gebruiksgegevens
IP-adres (bij bezoek van de website), tijdstippen van gesprekken, gespreksduur, cookies.
Grondslag: Gerechtvaardigd belang (GDPR art. 6(1)(f)) voor beveiliging, onderhoud en verbetering van onze Diensten.
6. Betalings- en factuurgegevens
Indien van toepassing, wanneer je voor onze dienst betaalt, kunnen we betaalgegevens verwerken (bijv. bankrekeningnummer, factuuradres).
Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst (GDPR art. 6(1)(b)).
7. Klantenservice- en supportvragen
Eventuele aanvullende gegevens die je vrijwillig verstrekt wanneer je contact opneemt met onze klantenservice (per e-mail of anderszins).
Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang (GDPR art. 6(1)(b)/(f)).
8. Marketing en nieuwsbrieven
Contactgegevens (e-mailadres en/of telefoonnummer) voor het verzenden van nieuwsbrieven of marketingberichten, mits je je hiervoor hebt ingeschreven of niet hebt afgezien van deze informatie.
Grondslag: Toestemming (GDPR art. 6(1)(a)) of gerechtvaardigd belang (GDPR art. 6(1)(f)) met opt-out-mogelijkheid.
Voor de opslag en bewerking van persoonsgegevens maken wij gebruik van Airtable, een cloudplatform dat wij inzetten als centrale database. Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot deze omgeving.
3. GEGEVENSOPSLAG
Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren. Concreet:
Persoonlijke gegevens: Zolang je account bij ons actief is. Na beëindiging van de dienstverlening verwijderen we de bijbehorende gegevens uiterlijk binnen 1 jaar, tenzij er een wettelijke bewaarplicht is.
Gesprekstranscript: Wordt na afloop van het gesprek tijdelijk opgeslagen om een samenvatting te genereren. Zodra de samenvatting is gemaakt en verwerkt in het profiel, wordt de oorspronkelijke transcriptie verwijderd.
Betaal- en factuurgegevens: Bewaren we 7 jaar, conform de fiscale bewaartermijn.
Marketing-/nieuwsbriefgegevens: Bewaren we totdat je je uitschrijft of aangeeft geen nieuwsbrieven meer te willen ontvangen.
Loggegevens: Bewaren we doorgaans 6 maanden tot maximaal 1 jaar voor beveiligings- en diagnostic-doeleinden.
4. GEGEVENSBESCHERMING
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen, waaronder:
- Beperkte toegang tot persoonsgegevens, alleen voor geautoriseerde medewerkers en noodzakelijke dienstverleners.
- Versleutelde verbindingen (SSL/TLS) voor datatransfers en indien mogelijk encryptie van opslag.
- Twee-factor authenticatie (2FA) voor kritieke systemen.
- Regelmatige beveiligingsaudits en tests.
- Sluiten van verwerkersovereenkomsten en geheimhoudingsverklaringen (NDA’s) met partijen die namens ons gegevens verwerken.
5. GEGEVENS DELEN
Verbella kan persoonsgegevens delen met:
Serviceproviders: Voor hosting, betalingsverwerking, klantenservice en andere ondersteunende functies.
- Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst (GDPR art. 6(1)(b)) of gerechtvaardigd belang (GDPR art. 6(1)(f)) indien er geen directe overeenkomst is met de betrokkenen.
Bevoegde autoriteiten: Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
- Grondslag: Wettelijke verplichting (GDPR art. 6(1)(c)).
Overdracht van bedrijf: Bij fusies, overnames of reorganisaties.
- Grondslag: Gerechtvaardigd belang (GDPR art. 6(1)(f)), mits de belangen en rechten van betrokkenen voldoende worden beschermd.
6. PRIVACY-RECHTEN
Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten:
1. Recht op inzage: Je mag ons vragen welke persoonsgegevens wij van je hebben en hoe wij die verwerken.
2. Recht op rectificatie: Je mag onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
3. Recht op verwijdering (‘vergetelheid’): Je mag ons vragen jouw persoonsgegevens te verwijderen als er geen wettelijke grond of noodzaak meer is om ze te bewaren.
4. Recht op beperking van verwerking: In bepaalde gevallen kun je de beperking van (een deel van) de verwerking vragen.
5. Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit): Je mag ons vragen de door jou verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerd en gangbaar formaat aan jou of een andere partij over te dragen.
6. Recht van bezwaar: Je mag bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens als wij ons beroepen op ‘gerechtvaardigd belang’.
7. Recht om toestemming in te trekken: Als verwerking is gebaseerd op jouw toestemming, kun je deze te allen tijde intrekken. Dit heeft geen invloed op verwerkingen die reeds hebben plaatsgevonden.
Om een beroep te doen op jouw rechten, kun je contact opnemen via info@verbella.nl. We reageren zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen één maand.
Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder, in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. DOORGIFTE BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE (EER)
Voor de uitvoering van onze dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zoals de Verenigde Staten. Wij maken uitsluitend gebruik van partijen die passende waarborgen bieden op grond van artikel 46 AVG, waaronder de inzet van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses, SCC’s).
Meer informatie over onze verwerkingen, risicoafwegingen en de specifieke waarborgen die wij treffen bij gegevensverwerkingen is beschikbaar in onze Data Protection Impact Assessment (DPIA). Deze is op verzoek beschikbaar voor voor toezichthouders, samenwerkingspartners of andere betrokken partijen met een gerechtvaardigd belang.
8. COOKIES
Op onze website maken wij gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Deze cookies helpen ons om:
- De functionaliteit en prestaties van de website te verbeteren (functionele cookies).
- Inzicht te krijgen in bezoek- en klikgedrag (analytische cookies).
- Eventuele foutmeldingen bij te houden (functioneel/diagnostisch).
Functionele cookies worden geplaatst zonder toestemming, omdat ze noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de website. Voor het plaatsen van analytische cookies die beperkte impact hebben op je privacy, baseren wij ons op gerechtvaardigd belang. Voor marketingcookies vragen wij altijd vooraf expliciete toestemming (indien van toepassing).
Je kunt jouw cookievoorkeuren beheren of je toestemming op elk moment intrekken via de instellingen op onze website. Daarnaast kun je cookies ook verwijderen of blokkeren via je browserinstellingen. Houd er rekening mee dat sommige functies van de website dan mogelijk niet meer correct werken.
